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            財務共享服務

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            2019-03-20 15:19:12來源: 首冠教育

            財務共享服務是依托信息技術以財務業務流程處理為基礎,以優化組織結構、規范流程、提升流程效率、降低運營成本或創造價值為目的,以市場視角為內外部客戶提供專業化生產服務的分布式管理模式。

              財務共享服務定義的深層涵義

            1、信息技術為基礎:信息技術的廣泛應用已成為現代財務共享服務的基礎,財務共享服務中心信息技術應用多為ERP(企業資源計劃系統)財務模塊,但呈現ERP財務模塊-ERP非財務模塊-ERP外圍輔助業務系統的轉移趨勢。同時工作流、票據影像、OCR識別等信息技術工具得到廣泛應用;

            2、業務流程為核心:財務共享服務中心的組織形式更多的考慮到流程的因素,基于流程加強專業化分工能力,改進生產效率;

            3、多樣化的實施動機:內部服務型財務共享服務中心的建立可能成為優化整個財務組織架構的契機,并在此基礎上達到規范流程,提升流程效率,降低運營成本的目的,此外企業借助財務共享服務加強內部控制的行為也較為常見。服務經營型財務共享服務中心以業務流程外包服務為主導,以獲取利潤為主要目的。行業呈現多樣化實施動機。

            4、市場化的視角:無論內部服務或者服務經營型財務共享服務中心,均應保持市場化的視角,在此內涵下,財務共享服務中心應重視客戶,為客戶提供滿意服務,并在服務過程中體現其其他運營動機;

            5、生產式服務:視財務服務為生產運營,關注生產效率、及生產質量,建立完善的現場績效評估體系及生產質量控制體系;

            6、分布式服務:視財務共享服務中心為服務端,商業單元為客戶端,提供基于客戶/服務模式的分布式業務支持;

            7、財務共享服務是一種管理模式,是包括信息技術、組織管理、服務管理、質量管理、績效管理等多種管理手段的綜合體,不可狹義理解為其中一種。

              財務共享服務的目標導向

            財務共享服務中心必須是客戶導向型,這是避免和客戶溝通不暢的**途徑。財務共享服務中心的運營管理及其內部員工必需關注客戶服務與客戶滿意。

            財務共享服務的影響

            ()財務業務一體化。

            共享服務中心的建立提升了企業集團財務管理能力,而新興的財務組織業務財務也隨之出現。業務財務顧名思義體現了財務和業務單位的有機結合。業務財務在不同企業中歸屬有所不同。一些企業將其歸屬于業務單位進行管理,績效考核由其所負責的業務單位進行,這在一定程度上加強了財務對業務的支持力度,但同時帶來的問題是財務體系對此類人員的失控,無法形成與業務財務人員的良性互動。還有一些企業將其辦公場所和業務單位放在一起,但人員仍歸屬于財務部門管理,績效管理和薪資發放也歸屬財務部門管理,但業務單位對其績效具有評價和建議的權力。基于這種模式的財務業務組織能夠達到業務單位和財務單位之間的平衡,既保證了財務對業務的支持,也強化了人員的管理。

            ()財務人員逐漸分化。

            財務共享服務將很多基本財務職能集中到SSC后,由于基礎業務被共享中心所替代,先前的人員編制得以釋放,財務人員開始從繁瑣的基礎業務中解脫出來,并向業務財務及財務管理決策轉型。傳統的財務人員被分化成為高端財務決策人員、業務財務人員和SSC財務業務人員。高端財務管理決策人員負責宏觀業務。與業務財務的接口工作是將其收集整理的財務數據進行進一步的挖掘分析并做出決策;與SSC的接口工作是對其實施綜合管理和支撐服務,如定義業務流程、系統開發決策等。為此,這類財務人員不僅需要具體業務知識,更要具備綜合管理知識。業務財務人員必須對業務具有敏感性,如對其所負責的產品或價值鏈環節有深入的了解。此外,這些人員需要掌握包括財務核算、預算、績效考核、營銷管理、對外貿易、融資、風險管理、金融等多方面的綜合知識。SSC財務業務人員僅需要了解局部某一方面的制度規定就可以完成工作(如費用報銷業務等),對他們的專業要求一般不高。

            總體上說,財務共享服務分化了傳統的財務人員,出現了人員水平上的兩個極端。除了業務能力的要求,財務共享服務對財務人員的溝通能力提出了更高的要求。

              構建財務共享服務模式的動因

            1、支持企業集團的發展戰略。

            隨著經濟全球化的推進,越來越多的企業集團實施了全球化擴張戰略,并迅速在世界各地建立了分()公司。同時,伴隨著企業集團的不斷擴張,在全球建立分()公司的同時,也建立了相應的財務組織,使得企業集團財務管理形成了一種分散式的財務核算及管理模式。分散式財務管理模式不僅使得財務管理效率低下,而且使成本大幅增加,制約了企業集團發展戰略的實施。而財務共享服務模式將分散在不同分()公司的共同業務提取出來,放在財務共享服務中心完成,使得原來幾百人在不同的分()公司完成的工作(登記總賬等)現在只需由一個共享服務完成,從而提高了財務核算的效率。

            2、強化財務管控。

            隨著企業集團規模的擴大,分散在全球不同國家的分()公司財務組織是相對獨立的。由于不同分()公司財務核算和財務處理的不一致性,各分()公司的財務狀況和經營成果須通過報表層層匯總到集團總部,使得集團管理者很難監控基層業務單位及分()公司的財務狀況和經營成果,從而導致整個集團運作效率低下,資源配置協同難度較高。在財務共享服務模式下,服務中心通過制定統一的財務核算標準和核算流程,實時生成各分()公司的財務信息,并通過網絡為各分()公司和集團總部的管理者監控提供支持。

            3、降低財務管理成本。Deloitte咨詢和國際數據公司通過對50家《財富》500強企業的調查表明,財務共享服務項目的投資回報率(ROI)平均為27%,員工人數可以減少26%

              構建財務共享服務模式的策略

            財務共享服務模式通過提高財務運作效率和客戶滿意度,優化、細化財務流程,實時監控分()公司的財務狀況和經營成果,最終推進企業集團發展戰略的實施,因此,財務共享服務模式已成為跨國企業集團實施全球化擴張戰略的必然選擇。然而當一家企業在選擇運用這種新型的財務管理模式時,除了要考慮企業文化與技術支持方面的基本問題外,還要思考以下問題:財務共享服務的收費該如何定價;如何在減少成本與提高服務水平間找到均衡;企業內部如何形成一種面向不同部門的服務文化;不同業務單元或事業部門是否可以被視為不同的細分顧客;實行共享服務后,現有的部門績效評價方式該如何改進等。結合以上問題,筆者在此提出構建財務共享服務模式的策略。

            1、實行財務管理制度的標準化。財務管理制度的創新主要體現在整個集團財務管理制度的標準化,這也是財務共享服務模式構建的基礎。首先,在集團層面制定標準業務規范,并以經過評審的標準業務規范作為實施財務共享服務的基礎。其次,通過集中培訓的方式使各地的財務組織全面掌握新的標準,為正式施行打下基礎。再次,持續的監督執行是最終完成標準化的保障。

            2、從分散式管理模式向集中管理模式的轉變。財務共享服務是一種典型的集中式組織模式,它通過將服務端(共享服務中心)和客戶端(企業集團成員單位)分離的方式,重新定位集團和基層業務及分()公司之間的業務界面和業務關系,并將從事標準化財務工作的財務人員從成員單位分離出來,歸屬到財務共享服務中,以實現財務人員的集中化。集中式組織模式能夠實現資源的有效共享,一個服務端向多個客戶端提供服務,客戶端能夠共享服務端資源。此外,通過服務端進行服務的封裝獲得一個或者多個數據塊并把它們集合成一個簡單對象能夠使財務的服務界面簡單化。這樣使原來基于整個集團按照成員單位進行的財務部門構建就轉變為基于業務類型的財務部門構建,并將基于業務類型的財務部門剝離出來,集中歸屬到財務共享服務中心。

            3、再造財務流程,實現財務共享服務中心的業務和數據整合。實施財務共享服務時的流程再造應遵循六個原則,即:財務數據業務化;數據全程共享;財務流程標準化;財務流程模塊化;集成財務信息系統;將基礎業務與財務分析分離。例如國泰君安總部通過創建財務共享服務中心將各個營業部的財務權限上收,取消原各個營業部的財務部門,在區域管理總部設置派出機構,統一處理審查、記賬、支付、監督、報表及核對等基礎性會計作業。作為財務共享服務中新的前臺,各派出機構統一處理業務提高了財務數據傳遞的及時性和準確性,使得位于總部的財務共享服務中心的后臺可以將更多的精力集中在財務分析和報告上,為制定財務政策、編制預算提供更多的依據。

            4、借助信息技術實現財務共享服務中心整體能力和效率的提升。財務共享服務中心最重要的作用在于它建立了一個IT平臺,將一切財務共享服務中心制定的一切財務制度都固化在統一的數據庫中,包括財務作業流程等都在信息系統中進行統一設定,成員單位不得隨意修改,從而保證總部的戰略得到有效貫徹和落實。中興通訊的實踐表明以網上報銷模塊、票據實物流、票據影像模塊、過程績效測評模塊和綜合管理模塊為核心的共享服務系統平臺為財務共享服務的實施奠定了較強大的信息系統基礎。國泰君安采取集中方式部署系統,即總部設立Web服務器、應用服務器和數據服務器,通過交換機與外網連接;23個區域管理總部和5個分公司通過網絡登陸到總服務器,110多個營業部的員工直接通過網絡提交費用報銷申請等。

            5、完善財務體系,形成基于共享服務的管理決策思想。在財務共享服務得到成功實施后,企業還需要構建一套包括營銷財務、產品財務、研發財務、海外財務、子公司財務在內的完整的財務體系。借助這套財務體系,集團的各項戰略和財務管理需求就可直接傳遞至業務單位的核心決策層。

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